Politique de confidentialité

1. À propos de REEM

Relais Expert Enquête et Médiation Inc. (« ci-après nommée « REEM ») se positionne comme un chef de file dans le domaine des enquêtes, de la formation, de la gestion des différends et du coaching en milieu de travail, tant auprès d’organisations provinciales que fédérales.

2. Quels sont les objectifs de cette politique?

REEM reconnait l’importance de protéger les renseignements personnels recueillis ou portés à sa connaissance dans le cadre des services dispensés à sa clientèle.

Pour cette raison, REEM s’engage à protéger la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels qu’elle peut recueillir de ses clients ou de particuliers, lors de la réalisation de mandats ou dans le cadre d’offres de services.

La présente politique vise essentiellement à :

Fournir un cadre de référence et énoncer les principes directeurs et les pratiques en matière de collecte, d’utilisation, de divulgation et de conservation des renseignements personnels des clients de REEM et des personnes physiques impliquées dans le cadre des services offerts par REEM.
Énoncer un processus de gestion par REEM des demandes relatives à la gestion des renseignements personnels.

REEM s’engage à traiter tout renseignement personnel qui lui est communiqué avec le plus grand soin, en fonction de la présente politique et de la législation applicable.

3. À qui s’applique la politique?

A. La politique s’applique à tous les employés de REEM dans leur exercice de tous types de mandats ou de services rendus à la clientèle de REEM.

4. Définitions

4.1. Renseignement personnel

Un renseignement personnel est une donnée relative à une personne physique et qui permet de l’identifier, soit de manière indépendante ou lorsque combinée avec d’autres données. En d’autres mots, un renseignement personnel est toute information qui permet, de façon directe ou indirecte, d’identifier de façon unique une personne. Les renseignements personnels n’incluent pas l’information liée à l’exercice d’une fonction au sein d’une entreprise (ex. : adresse courriel, numéro de téléphone professionnel, titre d’emploi, etc.).

4.2. Clientèle ou client de REEM

Toute personne qui requiert les services et conseils professionnels de REEM. Cette définition inclut la clientèle prospective qui envisage la possibilité de faire affaire avec REEM.

5. Quels sont les renseignements personnels recueillis par REEM?

Dans le cadre de ses activités, REEM recueille les renseignements personnels qui sont nécessaires à la prestation de ses services. Voici des exemples de renseignements personnels que REEM est appelée à traiter dans le cadre de la réalisation de ses mandats :

Des renseignements biographiques permettant d’identifier les personnes impliquées et de communiquer avec elles, tels que leurs coordonnées personnelles.
Des renseignements personnels fournis par ses clients ou pour leur compte ou que REEM générera dans le cadre de la prestation de ses services, tels des informations contenues au dossier d’employés des personnes impliquées ou des informations concernant des membres de l’organisation.
Des renseignements que des participants à des rencontres fournissent, par exemple des besoins en matière d’accommodement, incluant des renseignements sensibles comme l’origine ethnique ou nationale, l’état de santé ou l’orientation sexuelle.
Des renseignements relatifs au recrutement, tel un curriculum vitae, des attestations d’études et des antécédents professionnels, les informations en lien avec une adhésion à des associations professionnelles, la vérification des antécédents judiciaires, et tous autres renseignements pertinents au potentiel recrutement d’employés au sein de REEM.

6. De quelle manière REEM recueille les renseignements personnels?

REEM recueille, génère et reçoit des renseignements personnels de différentes façons dans le contexte de la réalisation de ses mandats ou dans le cadre de ses activités, par exemple :

Lorsque ces renseignements sont transmis à REEM directement, que ce soit à l’oral ou à l’écrit.
Au moment d’une inscription à une formation offerte au public par REEM ou qu’une personne communique avec REEM par courriel ou via les médias sociaux.
De la part des clients de REEM ou ses représentants, par exemple, un employeur dans le contexte de la procédure d’acceptation et de prise en charge de mandats de REEM.
De sources disponibles publiquement.

7. Pourquoi REEM utilise des renseignemets personnels?

REEM utilise des renseignements personnels après avoir obtenu le consentement de la personne visée par ceux-ci, ou en conformité avec la législation applicable. Par exemple, REEM utilise des renseignements personnels pour les fins suivantes :

Exécution d’un mandat : lorsque des renseignements personnels sont nécessaires pour conclure ou exécuter un mandat, par exemple une médiation, une enquête concernant une plainte de harcèlement psychologique, une enquête disciplinaire, une analyse de climat de travail, etc.
Attestations de présence : lorsque les renseignements personnels sont nécessaires afin de remettre une attestation de présence à une formation à une personne qui y a assistée.
Obligation légale : lorsque les renseignements personnels sont nécessaires afin que REEM s’acquitte de ses obligations légales ou règlementaires, par exemple pour repérer la présence d’un conflit d’intérêts potentiel, réel ou apparent.
Recherche, développement et amélioration continue : lorsque des renseignements personnels sont nécessaires afin d’effectuer des analyses permettant d’améliorer les pratiques, les processus et la qualité des services de REEM.
Recours en justice : lorsqu’il est nécessaire d’utiliser des renseignements personnels dans le cadre d’un recours judiciaire, notamment afin de faire valoir les droits de REEM.
Recrutement : lorsqu’une personne pose sa candidature à titre d’employé potentiel de REEM.
Consentement : lorsqu’une personne a consenti à fournir à REEM ses renseignements personnels, notamment dans le cadre de la prestation des services de REEM.

8. À qui les renseignements personnels sont-ils divulgués?

REEM peut communiquer les renseignements personnels auprès de :

De représentants de ses conseillers professionnels (ex. : conseillers juridiques, financiers, commerciaux, sécurité informatique, etc.) Et ses assureurs.
De représentants de ses fournisseurs de services par exemple des cabinets de traduction ou de comptabilité. Dans un tel cas, REEM limitera les données qu’elle communiquera aux seuls renseignements personnels qui sont nécessaires pour leur permettre de s’acquitter de leur mandat.
De représentants des autorités gouvernementales, des organismes responsables d’appliquer la loi ou des ordres professionnels, de même que lorsque la législation applicable l’exige. À titre d’exemple, REEM peut partager des renseignements personnels afin de répondre à une ordonnance d’un tribunal ou à une assignation à témoigner, ou pour collaborer avec des organismes et autorités gouvernementaux.

9. Pendant combien de temps les renseignements personnels sont-ils conservés?

Les renseignements personnels fournis à REEM seront conservés uniquement pour la durée nécessaire selon les fins pour lesquelles ils ont été recueillis, en conformité avec nos obligations légales.

Si vous souhaitez en savoir plus à ce sujet, veuillez communiquer avec nous

10. Droits des personnes ayant fourni des renseignements personnels à REEM?

Sous réserve de la législation applicable, les personnes ayant fourni des renseignements personnels à REEM peuvent exercer les droits suivants :

Accès : demander quels renseignements personnels REEM détient à leur sujet et demander d’y avoir accès. Dans certaines circonstances, une copie pourra vous être remise, sous réserve du droit applicable et moyennant les frais raisonnables de photocopies et/ou d’envois postaux.
Exactitude : la loi exige que REEM prenne les mesures raisonnables afin de s’assurer que les renseignements personnels qu’elle détient sont exacts, complets, non trompeurs et actuels.
Rectification : demander de faire corriger tout renseignement personnel les concernant qui serait incomplet ou inexact.
Retrait de leur consentement : lorsque leur traitement est fondé sur le consentement de la personne, celle-ci peut en tout temps retirer son consentement à la communication ou à l’utilisation de ses renseignements personnels. Il est à noter que certains services pourraient ne pas vous être offerts par REEM si la personne décide de retirer son consentement à ce que REEM utilise les renseignements personnels nécessaires à la réalisation de ses mandats.

Ces demandes peuvent être faites en communiquant avec REEM aux coordonnées indiquées.

11. Modification à la présente politique

La présente politique sera révisée au besoin, par exemple afin de refléter des changements législatifs ou opérationnels. REEM s’assure que la version disponible sur son site internet soit mise à jour en conséquence.

12. Des questions? Communiquez avec nous!

N’hésitez pas à communiquer avec nous aux coordonnées suivantes pour toute question, demande ou préoccupation en lien avec la présente politique, de même que si vous souhaitez formuler une plainte relative à la gestion de vos renseignements personnels.

Responsable désignée à la protection des renseignements personnels :
M. Hubert côté
3860, côte-vertu, bureau 200
Montréal (québec) h4r 1v4
hcote@relaiseem.com